INFORMATIVA AI SENSI DELL'ART. 13  DEL D. LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196

“CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI”

Ai sensi del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, contenente il “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito “Codice”), la Fondazione – Istituto di ricerca dei dottori commercialisti e degli esperti contabili, con sede in Roma, Piazza della Repubblica 68 (di seguito “IRDCEC”), in qualità di Titolare unico dei trattamenti di dati personali riguardanti gli utenti del Sistema Informativo Irdcec (di seguito “SII”), è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti i trattamenti dei suddetti dati personali, raccolti direttamente presso l’interessato o presso terzi.

Tutti i dati raccolti vengono trattati dai Titolari e dai responsabili nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali e degli obblighi di riservatezza previsti dalla legge.

 1.    Breve descrizione del prodotto-servizio

Nel quadro della propria attività, la Fondazione IRDCEC realizza, tra l’altro:

a) un sistema di indagini, periodiche ovvero occasionali, a carattere istituzionale, statistico e scientifico, incentrate in via prevalente ma non esclusiva sulle opinioni e le informazioni ritraibili da dottori commercialisti e, in genere, da professionisti regolamentati. Tipico output di tale attività è l’elaborazione di rapporti statistici e/o di ricerca contenenti dati quantitativi sintetici ed aggregati, che impediscono nel modo più assoluto di risalire alle singole informazioni fornite dai singoli utenti/professionisti compresi nel campione statistico appositamente costituito secondo quanto indicato al punto III.

b) un sistema di comunicazioni periodiche (denominato «Newsletter IRDCEC») rivolte in via prevalente a dottori commercialisti e, in genere, a professionisti regolamentati. Tali comunicazioni contengono sia informazioni istituzionali/scientifiche sia informazioni a carattere commerciale, promozionale e vario accuratamente selezionate dalla Fondazione IRDCEC per valorizzare la categoria professionale e supportarne la competitività e qualificazione.

Entrambe i servizi:

I) sono iniziative a beneficio della notorietà, dell’immagine pubblica e dell’adeguatezza della categoria professionale;

II) sono assolutamente gratuiti per gli utenti/beneficiari;

III) si svolgono tramite comunicazioni elettroniche in forma di posta elettronica (email) veicolate dalla rete telematica pubblica e globale Internet;

IV) si fondano sull’esistenza e continua gestione di un database o banca dati che è parte costitutiva del SII. Esso contiene dati identificativi ed anagrafici e di contatto telefonico ed email relativi a ciascun utente/professionista compreso nel sistema ed aderente ad almeno uno dei due servizi suddetti. Il database è costituito dai dati personali:

IV.a) raccolti da IRDCEC nel corso della propria attività istituzionale e commerciale ovvero da altri enti dai quali è stato possibile ottenerli senza necessità di apposito consenso dell’interessato;

IV.b) volontariamente e direttamente immessi dall’interessato che visiti l’apposito sito web www.irdcec.it e/o www.indagiirdcec.it e si iscriva al SII.

 2.    Finalità dei trattamenti cui sono destinati i dati, natura del conferimento degli stessi e conseguenze di un eventuale rifiuto a rispondere – art.13 comma 1 lettere a), b) e c) del Codice

I dati personali, tendenzialmente e in grande prevalenza non sensibili, previsti dal SII per il suo funzionamento sono raccolti e trattati dal Titolare dei trattamenti esclusivamente al fine di:

a) effettuare indagini statistiche e scientifiche;

b) operare comunicazioni periodiche agli utenti iscritti o compresi nel SII.

I trattamenti legati alla finalità sub a) riguardano scopi scientifici e/o statistici, strettamente connessi all'attività istituzionale di IRDCEC, consistente tra l’altro nella realizzazione di studi statistici e/o scientifici tramite invio di questionari/survey e/o l’inoltro di comunicati e newsletter con contenuti esclusivamente istituzionali. In relazione a tali finalità, il conferimento dei dati è necessario ma facoltativo. Il rifiuto di fornire tali dati comporta l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto con il Titolare esclusivamente con riguardo alle attività che richiedono gli specifici dati (come appunto comunicazioni non commerciali via email).

I trattamenti legati alla finalità sub b) riguardano finalità connesse e strumentali alla gestione del rapporto instaurato con l’interessato (si tratta, a titolo esemplificativo, di trattamenti di dati effettuati per rendere possibile l’inoltro di email circolari ovvero di risposte ad email a contenuto specifico). In relazione a tali finalità, il conferimento dei dati personali è necessario ma facoltativo. Il rifiuto di fornire o confermare per l’uso tali dati comporta l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto con il Titolare esclusivamente con riguardo alle attività che richiedono gli specifici dati (come appunto comunicazioni, commerciali o non, via email).

 3.    Modalità di trattamento dei dati – art.13 comma 1 lettera a) del Codice

Il trattamento dei dati:

a) consiste: I) nella raccolta di dati anagrafici, identificativi e relativi ad indirizzi email tramite acquisizioni dai rispettivi interessati o da terzi; II) nell’importazione dei dati in un database con accesso riservato ai soli Responsabili ed Incaricati dei trattamenti appartenenti all’organizzazione interna di IRDCEC; III) nella raccolta dagli interessati consenzienti di pareri ed opinioni in forma di risposte a questionari/survey strumentali alla realizzazione di indagini scientifiche/statistiche; IV) nell’importazione nel database suddetto e successiva elaborazione statistica delle risposte a questionari/survey ottenute; V) nella cancellazione o conservazione esclusivamente per memoria e calcolo statistico dei dati relativi agli interessati non aderenti ad alcuni dei due servizi predetti;

b) avviene principalmente in forma elettronica, prevalentemente in maniera automatizzata, mediante strumenti informatici e telematici residenti presso elaboratori fissi e server di alloggiamento del sistema informativo di IRDCEC. Sono previsti anche trattamenti manuali, come controlli e spunte manuali e simili eseguiti su stampe di cd. microdati. In ogni caso, i trattamenti osservano logiche strettamente correlate alle finalità dei trattamenti stessi e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati in conformità alla normativa vigente. A livello elettronico, vengono utilizzati sistemi di prevenzione e protezione, sistematicamente aggiornati e verificati in termini di affidabilità (come programmi antivirus e dispositivi software di protezione da intrusioni esterne);

c) viene effettuato direttamente presso l’organizzazione del Titolare dei trattamenti, per il tramite dell’operato del Responsabile interno dei trattamenti all’uopo designato e di seguito indicato e degli appositi Incaricati dei trattamenti. È altresì previsto il ricorso all’alloggiamento dei dati su server residente presso strutture di terzi, qualificati nel successivo punto 7;

d) prevede, al termine dei trattamenti globalmente intesi, la conservazione di tutti i dati (ivi compresi i dati identificativi, anagrafici e di contatto email) per scopi storici, statistici o scientifici, in conformità alla legge, ai regolamenti e alla normativa vigenti ovvero la conservazione per fini esclusivamente personali e non destinati ad una comunicazione sistematica o alla diffusione.

 4.    Soggetti e categorie di soggetti che possono venire a conoscenza dei dati personali in qualità di responsabili o incaricati dal titolare e ambito di diffusione dei dati medesimi – art.13 comma 1 lettera d) del Codice

Il personale del Titolare dei trattamenti è incaricato dei trattamenti di dati personali contenuti nella banca dati del SII, alla quale ha diritto di accedere in forza di specifiche autorizzazioni e/o in virtù dell’appartenenza a determinate strutture. Le operazioni di trattamento sono effettuate dall’Incaricato solo nell’ambito dello svolgimento della propria attività lavorativa, nell’osservanza di definite regole interne e comunque limitatamente ai compiti specifici della propria funzione.

Nell’ambito dell’organizzazione interna del Titolare dei trattamenti, possono venire a conoscenza dei dati gli addetti alle indagini statistiche e scientifiche, gli altri collaboratori aventi qualifica di «ricercatori» e il personale amministrativo subordinato.

 5.    Soggetti e categorie di soggetti terzi ai quali i dati personali possono essere comunicati e ambito di diffusione dei dati medesimi – art.13 comma 1 lettera d) del Codice

 Tutti i dati raccolti e trattati non sono oggetto di diffusione.

Tutti i dati raccolti e trattati non possono essere oggetto di comunicazione, ad eccezione di quanto di seguito precisato.

IRDCEC può:

a) avvalersi di operatori terzi per svolgere in outsourcing delle attività indicate al punto 3. Tali soggetti utilizzano i dati in qualità di Responsabili dei trattamenti e non possono rivolgere alcuna autonoma proposta commerciale all’interessato né cederli a soggetti intenzionati a rivolgere proposte commerciali;

b) comunicare i dati raccolti e trattati a soggetti con cui realizza servizi d’interesse professionale. Tali soggetti utilizzano i dati in qualità di Contitolari o Responsabili dei trattamenti e possono rivolgere proposte commerciali di prodotti, generalmente su apposita autorizzazione di IRDCEC. In ogni caso, tutti i soggetti terzi cui IRDCEC comunica i dati raccolti non possono rivolgere proposte commerciali inerenti a prodotti concorrenti con quelli di IRDCEC.

c) comunicare i dati raccolti e trattati ad altri enti di studio e ricerca esclusivamente per finalità scientifico-statistiche. Tali soggetti non possono rivolgere alcuna autonoma proposta commerciale all’interessato né cederli a soggetti intenzionati a rivolgere proposte commerciali.

 6.    I diritti di cui all’art.7 del Codice – art.13 comma 1 lettera e) del Codice

Ai sensi dell’art.7 del Codice, l'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. L’interessato ha altresì diritto di ottenere l’indicazione dell’origine dei dati personali; delle finalità e delle modalità dei trattamenti; della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2 del Codice; dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. L’interessato ha inoltre diritto di ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. L’interessato ha, infine, diritto di opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

 7.    Estremi identificativi del Responsabile dei trattamenti per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’art.7 del Codice – art.13 comma 1 lettera f) del Codice

Responsabile per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’art.7 del Codice, ivi compreso quello di richiedere un elenco aggiornato dei soggetti designati dai Titolari quali Responsabili dei trattamenti, nonché dei soggetti o delle categorie di soggetti di cui al precedente punto 4), è:

a) in qualità di responsabile interno dei trattamenti per IRDCEC, il dott. Tommaso di Nardo, ricercatore dell’area economica e statistica, presso la sede in Roma, Piazza della Repubblica 68 – CAP 00185 – tel. 0647829024 – email: dinardo@irdcec.it;

b) in qualità di responsabile esterno dei trattamenti per IRDCEC, Aruba S.p.A. – Piazza Garibaldi 8, 52010 Soci (AR), limitatamente al servizio di hosting, in quanto presso tale organizzazione risiedono i dati trattati elettronicamente.

 8.    Precisazione a lettura obbligatoria in ordine alla prestazione del consenso e ai casi di esclusione del consenso – art.24 comma 1 lettere c), h) e i) del Codice

Ai sensi dell’art.23 del Codice, il trattamento dei dati personali non sensibili è, di norma, ammesso solo con il consenso espresso dell’interessato. Ai sensi dell’art.26 del Codice, il trattamento dei dati personali sensibili è, di norma, ammesso solo con il consenso scritto dell’interessato.

Tuttavia, ai sensi dell’art.24 del Codice, il consenso al trattamento di dati personali non sensibili non è richiesto, tra l’altro, quando il trattamento:

c) riguarda dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati;

h) con esclusione della comunicazione all'esterno e della diffusione, è effettuato da associazioni, enti od organismi senza scopo di lucro, anche non riconosciuti, in riferimento a soggetti che hanno con essi contatti regolari o ad aderenti, per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o dal contratto collettivo, e con modalità di utilizzo previste espressamente con determinazione resa nota agli interessati all'atto dell'informativa ai sensi dell'articolo 13;

i) è necessario, in conformità ai rispettivi codici di deontologia di cui all'allegato A), per esclusivi scopi scientifici o statistici, ovvero per esclusivi scopi storici presso archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi dell'articolo 6, comma 2, del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, di approvazione del testo unico in materia di beni culturali e ambientali o, secondo quanto previsto dai medesimi codici, presso altri archivi privati.

Pertanto:

a) ai fini della raccolta di dati identificativi, anagrafici e di contatto anche email, il consenso dell’interessato non è necessario per le iniziative a carattere istituzionale, scientifico e statistico;

b) ai fini della raccolta di dati identificativi, anagrafici e di contatto anche email, il consenso dell’interessato è necessario per le iniziative a carattere commerciale (come l’inoltro di newsletter a carattere anche commerciale) e può essere prestato tramite click su appositi pulsanti contenuti nelle comunicazioni inviate da IRDCEC via email e/o presenti nel modulo di iscrizione presente sul sito www.indaginiirdcec.it;

c) ai fini della raccolta di opinioni personali nell’ambito di indagini scientifico-statistiche, il consenso dell’interessato è necessario in forma scritta limitatamente a quelle risposte che possono rappresentare dati personali sensibili e può essere prestato tramite click o spunte resi disponibili nei singoli questionari periodicamente somministrati nell’ambito del SII.

L'INTERESSATO AI TRATTAMENTI HA PRESO VISIONE DEL PRESENTE ATTO DI INFORMATIVA